Versione 2026-11-g30

Se il vostro nome è in un elenco di invitati

Questa pagina è per chi è stato invitato a un evento e si è visto comunicare nome, tavolo e — se ne ha — un'allergia. Non avete un rapporto con noi: ce li ha dati la persona che organizza l'evento, e qui c'è cosa ne facciamo.

Chi tratta i dati

WORK & MANAGEMENT S.r.l., Via dei Cappellari 52, 00186 Roma - P.IVA e C.F. 01989400898. Per qualunque domanda su questa pagina o per esercitare i vostri diritti: privacy@openland.it.

Quali dati, e perché

• Nome e cognome e il tavolo assegnato: per stampare il segnaposto e sapere dove farvi accomodare.
• Allergie e intolleranze, se qualcuno ce le ha comunicate: per non servirvi un piatto che vi farebbe male. È un dato sulla salute, e lo trattiamo solo per questo.

Base giuridica: il legittimo interesse a organizzare il servizio e, per l'allergia, la necessità di proteggere la vostra salute. Chi ci ha comunicato il vostro nome ha dichiarato di avervi informati.

Per quanto tempo

• Anonimizzati 30 giorni dopo l'evento, in automatico.
• Anonimizzate insieme ai nominativi, 30 giorni dopo l'evento.
• Preventivi, contratti firmati e incassi restano in archivio: la legge chiede di conservare per dieci anni le scritture contabili e i documenti che le giustificano, e sono la storia dei ricevimenti fatti. Se ci chiedete di cancellare i vostri dati, dalla scheda e dal preventivo spariscono nome, recapiti, codice fiscale e note; i contratti già firmati in PDF restano come sono stati firmati, perché sono la prova dell'accordo.
• Le fatture elettroniche si conservano per il tempo che impone la legge, almeno dieci anni, nell'archivio del gestionale e nella conservazione a norma tenuta per noi da Openapi, con i dati fiscali che vi vanno scritti. Restano anche se ci chiedete di cancellare i vostri dati.
• Una scheda cliente resta nella rubrica anche se non ne nasce nessun preventivo, compresa quella aperta per rispondere a una vostra richiesta di appuntamento: non si cancella da sola, e le richieste collegate restano con lei come sua storia. Se ci chiedete di cancellarla, la scheda sparisce e dalle richieste collegate spariscono i vostri dati.
• I messaggi della chat restano con il preventivo, come la corrispondenza dell'evento; se ci chiedete di cancellare i vostri dati, si cancellano tutti.
• L'identificativo del telefono per le notifiche dell'app si cancella quando uscite dall'app, quando togliete il permesso o la disinstallate (alla prima notifica che non arriva più) e quando ce lo chiedete.
• Indirizzo IP e dispositivo per dodici mesi; oltre resta solo il fatto, senza chi.
• Le richieste scritte dagli operatori all'assistente interno, con le bozze che ne nascono, si cancellano dopo dodici mesi.
• La prova della firma (impronta del documento, ora, numero e indirizzo IP) vive quanto il contratto che accompagna; se ci chiedete di cancellare i vostri dati, restano l'impronta e l'ora, senza numero né indirizzo.
• Copie di sicurezza cifrate: si diradano con il tempo (tutte per una settimana, una al giorno per un mese, una a settimana per due mesi, una al mese per un anno, una all'anno per altri due anni) e poi si cancellano da sole. Un dato cancellato resta nelle copie più vecchie finché non scadono, e una copia si riapre solo per un ripristino.

A chi arrivano

Oltre al personale autorizzato della struttura, i dati passano solo da questi soggetti. Quasi tutti sono fornitori che li trattano per nostro conto, come responsabili del trattamento; quelli segnati come titolari autonomi li ricevono per un compito loro (l'Agenzia delle Entrate per legge, i servizi di pagamento per le regole antiriciclaggio e antifrode, WhatsApp per il suo servizio) e li trattano secondo la propria informativa.

• Netsons — Tutti i dati del gestionale, documenti e foto compresi, in quanto ospita il server · Italia · Sempre
• Hetzner Online — La seconda copia di sicurezza, cifrata: la banca dati ogni notte, documenti e foto ogni settimana · Germania o Finlandia · Copie di sicurezza
• Mailgun (Sinch) — Indirizzo email, contenuto dei messaggi e il loro esito (consegnato, aperto, respinto) · Unione Europea · Invio di preventivi, contratti, copie di cortesia delle fatture, codici d'accesso, avvisi e promemoria
• Openapi S.p.A. · SMS — Numero di cellulare e testo del messaggio · Italia · SMS con il codice di firma, il codice d'accesso all'app, i collegamenti al portale e i promemoria
• Openapi S.p.A. · Fatturazione elettronica (SDI) — I dati della fattura: nome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo, PEC o codice destinatario, importi e descrizione · Italia · Emissione di una fattura su un incasso: la trasmette allo SdI e la conserva a norma
• Agenzia delle Entrate · Sistema di Interscambio — La fattura elettronica, con i dati fiscali che contiene · Italia · Ogni fattura emessa: è un obbligo di legge · titolare autonomo
• Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple — L'identificativo del telefono su cui è installata l'app e il testo breve della notifica · Stati Uniti, Unione Europea · Notifiche dell'app Open Plan, ai clienti e allo staff, se le hanno permesse sul telefono
• Meta (WhatsApp) — Numero di cellulare e testo del messaggio · Irlanda · Quando si sceglie di mandare il collegamento al portale su WhatsApp, o quando scrivete alla struttura su WhatsApp dal portale · titolare autonomo
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — L'indirizzo che l'operatore sta digitando, per completarlo; la richiesta parte dal nostro server · Regno Unito, con decisione di adeguatezza della Commissione europea · Compilazione di un indirizzo nella scheda cliente
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. — Importo e riferimento del preventivo; i dati del conto o della carta li inserisce il cliente direttamente su PayPal · Lussemburgo · Pagamento online dal portale, se il cliente sceglie PayPal · titolare autonomo
• Stripe Payments Europe Ltd — Importo, riferimento del preventivo ed email del cliente; i dati della carta li inserisce il cliente direttamente sulla pagina di Stripe · Irlanda · Pagamento con carta dal portale, se il cliente sceglie Stripe · titolare autonomo
• myPOS — Online: importo, riferimento del preventivo, nome ed email del cliente. Al terminale in sede: importo e un riferimento numerico, senza nome. I dati della carta li inserisce il cliente sulla pagina di myPOS, o li legge il terminale · Unione Europea · Pagamento con carta dal portale o al terminale della struttura · titolare autonomo
• Application Web (fornitore del gestionale) — Assistenza tecnica con accesso al server e alla banca dati; il computer su cui gira l'assistente interno, che riceve il testo scritto dagli operatori · Italia · Manutenzione, sviluppo e assistente interno

Fuori dallo Spazio economico europeo i dati vanno in due casi, e li nominiamo invece di tacerli: il servizio che completa gli indirizzi ha sede nel Regno Unito, che la Commissione europea considera adeguato; le notifiche dell'app passano da Google e, sugli iPhone, da Apple, che ricevono l'identificativo del telefono e il testo breve della notifica, con le garanzie del quadro UE-USA sulla protezione dei dati. Se un fornitore europeo si appoggia a società del suo gruppo fuori dall'Europa, lo fa con le garanzie previste dal Regolamento.

I vostri diritti

Potete chiederci di vedere i dati che abbiamo su di voi, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di riceverli in un file da portare altrove e di opporvi al trattamento. Dove il trattamento si basa sul consenso — le allergie — potete ritirarlo quando volete, senza che questo tolga validità a quello che è stato fatto prima.

Scrivete a privacy@openland.it: la risposta arriva entro un mese. Se pensate che stiamo sbagliando, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali.

Come li proteggiamo

Il gestionale è raggiungibile solo in HTTPS, i documenti stanno su un'archiviazione privata e si aprono con collegamenti firmati che scadono, le copie di sicurezza sono cifrate, e i dati più delicati — codice fiscale, telefono, allergie — sono cifrati anche dentro la banca dati. Chi lavora sul gestionale vede soltanto quello che gli serve: i permessi sono assegnati per ruolo e, dove previsto, limitati alla propria struttura.